Seit Jahren arbeiten wir mit dem Hilfsmittel der Online-Meetings und der Online Seminare. Wir hatten schon einen Kunden, der aus dem Hotel in Malaysia über sein neues Corporate Design entschieden hat. Beinahe täglich setzen wir geplante oder ad hoc Meetings ein. Neu ist jetzt die regelmäßige Installation von Hybrid-Meetings.

Für einen Serviceclub aus Konstanz entwickelten wir ein Konzept, mit dem es ganz einfach ist, nicht anwesende Clubmitglieder am Meeting teilhaben zu lassen, die Vorträge mitzuerleben und frei mit allen Clubfreunden zu kommunizieren. Es handelt sich also um eine Kombination aus persönlichem und virtuellen Treffen, daher der Begriff „Hybrid-Meeting“. Dabei mussten verschiedene Anforderungen harmonisiert werden: Neben den technischen Vorgaben des Online-Meeting-Systems und den Restriktionen der Location waren es vor allem die jeweiligen Situationen der verschiedenen beteiligten Personen, quasi der Stakeholder. In unserem Fall waren dies drei Personengruppen: die anwesenden Clubmitglieder, die online zugeschalteten Clubmitglieder und die Referentin.
Es ist wichtig, so viel Technik wie nötig, aber so wenig wie möglich einzusetzen. Denn die Atmosphäre des persönlichen Treffens, das weiterhin die höchste Priorität genießt, sollte möglichst wenig gestört werden. Auf der anderen Seite dürfen sich die externen Teilnehmer nicht zu weit entfernt fühlen. Der Begriff der Immersion wird in der virtuellen Realität verwendet und bezeichnet den Grad des „Eintauchens“ in eine Spielwelt. Solch ein Eintauchen in die Situation des den Clubmitgliedern wohl bekannten Meetings ist auch bei den Hybrid-Meetings wichtig. Es kann durch simulierten Blickkontakt über die richtig positionierte und per Fernsteuerung schwenk- und zoombare Webcam ebenso unterstützt werden wie über ein gutes Mikrofonsystem, das den Ton je nach Situation entweder fokussiert auf eine Person abbildet – beispielsweise beim Vortrag oder dem Vermelden der Club-Neuigkeiten, oder eine Raumatmosphäre einfängt, beispielsweise bei Diskussionen.
Die Technik ist nicht alles. Auch eine gute Planung ist wichtig. Neben den Clubmitgliedern, die sich in der Meetingsituation meist sicher und entspannt fühlen, ist es wichtig, den externen Referenten auf die besondere Form des Meetings vorzubereiten, damit er oder sie nicht in der Konzentration gestört wird. Auch sollte der Programmablauf auf Kompatibilität mit der besonderen Situation des Hybrid-Meetings abgeprüft werden. Echtzeitfeedbacks von zugeschalteten Teilnehmern ermöglichen situative Optimierungen. Es wird deutlich: Bei dieser besonderen Form von Meetings gibt es eine ganze Menge an Stellschrauben, die den Erfolg beeinflussen. Wir freuen uns, hier in der nächsten Zeit weitere Verbesserungen vornehmen und unser Knowhow weiter ausbauen zu können.